обучение по требованию, управление знаниями (knowledge management), информационно-справочный портал (инфопортал), веб-шпаргалки для пользователя, повышение ценности знаний и информации, замена электронным курсам, формирование навыков, мгновенный доступ к справочным материалам, мобильное обучение
Первую часть статьи смотрите здесь.
По оценкам IDC (International Data Corporation), на поиск информации у среднестатистического сотрудника уходит 8.8 часа в неделю. На анализ информации для принятия решения - еще 8,1 часа. Таким образом, способность эффективно находить, создавать, организовывать и анализировать информацию приобретает критическое значение. #
Обучение эффективнее тогда, когда оно происходит во время возникновения реальной потребности в применении знания. В данном случае оптимальный способ обучения – это самообучение по краткой иллюстрированной инструкции.
В чём суть решения?
Сотрудника следует снабдить своего рода рабочей шпаргалкой. Принцип работы такой шпаргалки: у сотрудника появилась потребность → он обратился к иллюстрированной инструкции-шпаргалке → выполнил процесс без ошибок → сделал шаг к тому, чтобы закрепить знание / навык.
В качестве такой веб-шпаргалки выступает информационно-справочный портал с краткими иллюстративными материалами, в которых доступным языком описано то, как правильно выполнить ту или иную работу (бизнес-процесс). К примеру, как принять товар на ремонт или как провести в специальном ПО операцию по изъятию денег из кассы.
Я считаю, что большое количество эл. курсов сейчас просто не нужно. во всяком случае слайдовых. Помню как просмотрел презентации с последнего конкурса порталов WebSoft. Некоторые хвастаются тем, что они разрабатывают внушительный объём курсов, а сотрудникам назначается n-ное количество курсов в месяц. Представьте себя на месте этих бедных сотрудников. Ведь их кормят знаниями как "скотину на отбой" (уже не знания, а инфокорм). Но такие объёмы информации и знаний либо плохо усваиваются, либо не усваиваются вовсе. Особенно учитывая то качество инфокорма, которое, скорее всего, невысокое, раз такие объёмы.
Важно всегда помнить, что всё хорошо в меру. Понятно, что сотрудникам "надо" знать то и это. И вот поэтому эти знания и нужно оперативно доставлять именно в тот момент, когда это самое "надо" возникло ("куй железо, пока горячо"). Таким образом, материал, который используется в эл.курсах можно смело переформатировать в формат веб-шпаргалки (справки-статьи), правда, за исключением большинства тренажеров-симуляторов ПО, адаптационных и мотивационных курсов, курсов по продажам). Особо стоить отметить, что это сократит количество ресурсов на разработку учебного материала.
Далее рассмотрим формат информационно-справочного портала (далее - инфопортал) и то, какие он даёт преимущества.
Преимущества инфопортала
1. Мотивация к обучению.
Доступ к нужной информации происходит во время возникновения потребности (это влияет на повышение ценности информации для сотрудника). Достаточно, чтобы сотрудник знал, где искать и что искать. И как раз об этом далее.
2. Удобный и быстрый поиск.
Чтобы найти нужную информацию на инфопортале, сотруднику нужно ввести поисковый запрос, либо выбрать статью из каталога.
Вспомним самих себя, когда нам вдруг понадобилось найти недостающую информацию, например, для написания учебной программы. Как правило, мы открываем поисковый сервис (гугл или даже яндекс) и быстро находим то, что искали. У большинства уже сформирован этот навык. Ведь это гораздо удобнее, чем искать нужную информацию в курсе, в регламентах или где-нибудь ещё. И здесь важно сделать так, чтобы ожидания сотрудника при использования им функции поиска совпали с тем, как это реализовано на инфопортале.
Что для этого следует реализовать:
- простой поиск (доступное на каждой странице поле поискового запроса с кнопкой Искать);
- расширенный поиск (возможность поиска внутри конкретных разделов, по тегам, по тематическим разделам, только в названиях заголовков или только в содержании статей и пр.);
- интуитивно понятное представление результатов поискового запроса;
- возможность поиска информации без выполнения поисковых запросов, например, поиск по каталогу;
- использование тегов.
Также важно создать систему меток для новых материалов или материалов, в которых были внесены изменения. У нас, к примеру, новые разделы и разделы, в которых есть изменения, отмечаются иконкой с восклицательным знаком. Новые материалы отмечаются иконкой с плюсиком.
В разделе Новости представлены все последние изменения на инфопортале. Это позволяет сделать отслеживание изменений на инфопортале значительно проще.
3. Простота изложения информации.
Справочные материалы написаны доступным языком. Наличие понятной структуры. Краткость в изложении. Большинство материалов – это пошаговые инструкции.
Другими словами, материалы представляют собой краткие инструкции, в которых без всяких нюансов и комментариев по пунктам перечислено то, что должен сделать сотрудник в рамках того или иного бизнес-процесса и каким должен быть результат его действий.
4. Наглядность.
Описания каждого шага по выполнению процесса проиллюстрированы (фото, фотокомиксы, рисунки, скриншоты, иконки-пиктограммы). Плюс к этому на иллюстрациях и фотографиях различные акценты выделяются при помощью красных стрелок и рамок.
В результате сотрудник понимает, как в реальности происходит тот или иной процесс и как должен выглядеть результат его работы.
5. Индивидуализация.
Сотрудник получает возможность прочитать или изучить информацию в том объёме, который сам посчитает нужным. Сотрудник может найти в статье описание того этапа, который он подзабыл. Найти в такой статье-справке нужную информации очень просто. Ведь все этапы пронумерованы + каждый пункт сопровождается иллюстрацией.
6. Легкий доступ.
Переход возможен по ссылкам в избранном IE (заносится туда автоматически), по ярлыку на рабочем столе (создается автоматически), по баннерам на интрасайте, учебном портале. Возможен мгновенный доступ из специального мобильного корпоративного приложения. Для доступа к справочным материалам не требуется специального программного обеспечения (например, flash player). Наш сотрудник может найти нужную информацию в 2-3 клика.
7. Интеграция с другими инфо-ресурсами.
Размещение в эл.курсах информации о тематических статьях этого портала, в раздаточных материалах программы адаптации и обучения.
Справочные материалы на инфопортале создаются в соответствии с описанием и структурой тематических эл.курсов.
Добавление к каждой статье на инфопортале ссылок на дополнительные материалы (первоисточники, регламенты, эл.курсы, статьи на инфопортале и пр.).
Продолжение следует.
