Корпоративный гугл | welcome to eL

Корпоративный гугл

01.02.2014

мгновенный доступ к информации, управление знаниями (knowledge management), корпоративная поисковая система, информационно-справочный портал, eLearning на рабочем месте

Не так давно я продемонстрировал пример корпоративного информационно-справочного портала, благодаря которому:
- можно значительно сократить количество электронных курсов по бизнес-процессам и продуктам и заменить их на веб-шпаргалки;
- пользователи могут получить доступ к актуальной рабочей информации быстро и с минимальным количеством необходимых для доступа действий.

Инфопортал сделал информацию более доступной. Как с точки зрения доступности для понимания пользователем, так и с точки зрения простоты её получения.

Однако даже наш инфопортал - не самое идеальное решение.

Инфорпортал - это отдельный ресурс, помимо которого существует учебный портал с эл.курсами и другими учебными материалами, а также портал с регламентами и методичками (в других компаниях может быть несколько иначе). Объединять их все вместе, думаю, не имеет смысла. Можно попробовать создать подобие экосистемы, в которой будет вообще всё, но это, скорее всего, будет что-то неповоротливое, неуправляемое, сложно настраиваемое и т.п. К тому же, если по каким-то причинам, такой ресурс откажет, то у пользователей на какое-то время практически не будет никаких альтернатив для доступа к актуальной информации.

Проблема: ресурсов много и пользователю нужно самостоятельно выковыривать материалы то оттуда, то отсюда, ведь пути до эл.курсов и других учебных элементов - разные. А бывает и так, что эти пути оказываются не такими короткими, как это должно было быть. Очень плохо заставлять пользователя искать сначала курс в каталоге или через поиск, а потом - отдельно искать другие материалы на другом ресурсе.

Решение: единая система доступа к знаниям. Если кратко, то ресурсов может быть несколько, но точка входа к ним должна быть одна. То есть, для пользователей следует создать поисковую систему, аналогичную Google (поисковик по корпоративным информационным ресурсам).




Допустим, менеджеру по продажам потребовалось изучить продукт "КАСКО". Для этого ему следует прочитать инструкцию или регламент (которую нужно скачать), потом пройти курс на учебном портале, потом получить доп.инфо об актуальной информации по акциям, стоимости продукта и пр. Однако единого источника получения всех этих знаний нет, и пути ко всем этим материалам различные. А значит, нет возможности получить всё сразу и быстро, прилагая при этом минимум усилий.

Можно поставить костыль - перекрёстные ссылки на материалы в веб-шпаргалке, что у нас сейчас и реализовано. Однако вручную оперативно править эти ссылки не получится: это слишком затратно, неизбежны ошибки, пути к материалам меняются, часть материалов удаляются и т.п. Поэтому подбор и выдача релевантных ссылок на запрос должны происходить автоматически. К тому же веб-шпаргалка не является единственной точкой входа при поиске какого-то конкретного материала.


Принципы работы корпоративной поисковой системы

1. Поиск материалов (регламентов, эл. курсов) осуществляется через поисковый запрос: пользователь вводит запрос в форме поиска - получает поисковую выдачу с перечнем материалов.




2. Моментальный доступ к поисковой форме. Реализации могут быть различными. Главное, чтобы пользователь мог вызвать форму для поискового запроса в любой момент одним движением мыши (при условии работающего интранета).

Вариант 1. Поисковая форма вызывается одним движением - путём наведения указателя мыши в определённую область экрана (к примеру, к верхней границе экрана) - там же форма и появляется (см. изображение выше). Точно так же появляется меню в Windows 8 при наведении указателя к правой границе экрана. Поисковая форма должна представлять собой компактную строку для ввода запроса + кнопку "Искать"(можно ещё добавить ссылку на каталог ресурсов).

Вот ещё пример, на который можно ориентироваться:




Вариант 2. Поисковая форма интегрирована в панель запуска.


3. После ввода запроса и щелчка по кнопке "Искать" (либо нажатию клавиш Enter) должно появиться окно или страница с результатами поискового запроса.

4. Страница с результатами поискового запроса должна состоять из тематических и функциональных блоков:
- поисковое поле с введенным пользователем запросом,
- варианты уточнения запроса (ссылки),
- перечень типов материалов по теме (курсы, регламенты, справки),
- ссылки на материалы (идеально, если с превьюшками или кратким описанием материала).

5. Пользователь может отметить несколько материалов, которые он хочет просмотреть. Либо у него должна быть возможность сохранить результаты поиска.

6. Будет идеально, если часть материалов будет подгружаться на страницу поисковой выдачи. Например, пользователь может не переходить по ссылке к материалу, а вместо этого щёлкнуть по ссылке "развернуть", после чего материал полностью или частично (в зависимости от его объёма) будет раскрыт на этой же странице. Этот же принцип реализован в ленте Facebook:




К сожалению, у нас это сделать нереально. Не хочется, чтобы идея пропадала, поэтому решил опубликовать это здесь.